El Archivo Departamental ‘Aníbal Martínez Zuleta’ guarda contratos, historias laborales, convenios, comprobantes de egresos, proyectos, actos administrativos, resoluciones, entre otros documentos de la Gobernación del Cesar, que datan de 1967.
“En estos momentos trasladamos y organizamos todo los archivos que tiene la Gobernación del Cesar. Estamos haciendo los procesos de limpieza de toda esa documentación”, directora de la entidad, Aracelis Narváez Altamiranda.

También existe información de entidades que fueron del orden departamental, pero que ya se liquidaron como: La Lotería La Vallenata, el Instituto Rosita Dávila Cuello, el Instituto de Transporte, el Instituto de Cultura y el antiguo Servicio Seccional del Salud.
“Aquí no reposan archivos de los municipios, puesto que la Ley dice que cada ente territorial debe crear su archivo general. Cuando un municipio no pueda hacerlo, nos puede hacer transferencia de valor histórico (cuando una entidad evalúa la producción de sus documentos y determina qué documentos son de carácter histórico para esa entidad)”, precisó la funcionaria.

Cabe aclarar que los archivos que reposan en esta edificación son principalmente físicos. Existe información digital, pero ha sido información más reciente, sobre todo lo que tiene que ver con contratos y convenios de vigencias 2009, 2010, 2011, 2012, 2013 y 2014. Para que estén en forma digital al 100% se requiere la intervención de todos los archivos físicos.

Los visitantes del Archivo Departamental, ubicado en la calle 14 con carrera 13 de Valledupar, se encuentran con una edificación nueva, pero donde no pueden realizar sus consultas cómodamente porque las salas destinadas para ello aún no están habilitadas.
La directora de la entidad aseguró que en la sala de consulta tenían el inconveniente de no contar con aires acondicionados, los cuales ya fueron comprados, por lo que estima que en septiembre entre en funcionamiento al ciento por ciento.

Trámite

“Nosotros somos custodios de la información que nos entrega la Gobernación. Tenemos que ser muy responsables en ese tema. Un ciudadano aunque tenga derecho de acceder a la información, tenemos que garantizar que conserve y no deteriore la documentación que se le facilita. Cuando le hacemos préstamo de un expediente le hacemos salvedad de las condiciones de éste y los números de folios que posee”, manifestó Aracelis Narváez.

Para la consulta se maneja un procedimiento: la persona o entidad hace su solicitud formal y los funcionarios del Archivo Departamental hacen las anotaciones respectivas, donde se especifica el tipo de documento que se presta.

“Si necesita copias, la persona hace la solicitud. Hasta diez copias, la entidad se la facilita, de allí en adelante tiene que costearlo”, aseguró la funcionaria.

Sin embargo, el Archivo Departamental no cuenta con fotocopiadora, por lo que en el proceso de dotación de equipos prevén acceder a una, teniendo en cuenta el riesgo que corre el expediente cada vez que sale por fuera del edificio. Cuando se van a fotocopiar los documentos, un funcionario del Archivo Departamental acompaña al solicitante.

Dependencia de Secretaría General

En estos momentos Archivo Departamental es una dependencia de la Gobernación del Cesar, y es ésta la que asume los costos de mantenimiento del edificio.

De acuerdo al secretario General del Departamento, Jaime Luis Fuentes, el Archivo Departamental es un apéndice de la Secretaría General, por lo que no tiene autonomía fiscal ni administrativa. Al indagarlo sobre el monto que invierten para el pago de nómina de personal, precisó que no tenía ese dato a la mano, aclarando que no se contrató a un número de personal mayor que al que existía en el archivo de la Gobernación.

Planta de personal

Un total de 14 profesionales conforman el Archivo Departamental (cuatro nombrados y 10 contratistas), entre los que existen técnicos en archivos, técnicos en sistemas, administradores de empresas y administradores financieros con experiencia en archivo.

Adicionalmente existen dos empresas que trabajan por contrato. Una apoya al Archivo Departamental en el traslado de los archivos, desde la Gobernación hasta el Archivo; y otra en el proceso de organización y digitalización.
Frente a los rumores que existen que este ente no tiene presupuesto para sostener a la planta de personal, la directora de Archivo Departamental hizo la siguiente aclaración:

“para el caso del personal de planta se hace apropiación presupuestal con anticipación, y para el tema de la contratación también. No podemos entrar a contratar a una persona si no tenemos garantizado los recursos con los cuales se va a ejecutar ese contrato”.

Lugar de conferencias

Este lugar es visitado con frecuencia por funcionarios de diversas sectoriales de la Gobernación del Cesar y por otras entidades públicas para realizar sus conferencias. Narváez Altamiranda explicó que se torna atractivo por las instalaciones que son nuevas, que cuenta además con dotación en perfecto estado, puesto que la administración departamental adolece de escenarios o auditorios.
“Existe un auditorio con capacidad para 180 personas. En el primer piso existe una sala de conferencia con capacidad para 25 personas, la cual se va a dotar de sonido, video beam y computadores para prestar un servicio a las entidades públicas que requieran un evento o a las actividades propias del Archivo Departamental”, explicó la funcionaria.

Importancia de un Archivo Departamental

Toda entidad pública por Ley debe crear sus archivos, que son los centros que custodian la documentación que producen las entidades, en virtud de sus funciones administrativas.

Los archivos son documentos públicos, propiedad del Estado. “Estamos llamados a conservar y custodiar esa información, en pro que se garantice que los ciudadanos accedan de manera fácil a esa documentación, esa es la razón de ser de los archivos”, enfatizó la directora del Archivo Departamental del Cesar, Aracelis Narváez Altamiranda.

El proceso de cómputo se adjudicó la semana pasada, que incluye cerca de 16 equipos de cómputo, impresoras, escáneres y equipos para medir la temperatura de los depósitos (para la conservación de ciertos documentos).

Línea de tiempo

-En el 2009 inició el proyecto del Archivo Departamental del Cesar, cuando se contrataron los diseños y estudios.

-En el 2012, el gobernador Luis Alberto Monsalvo retomó el proyecto y lo llevó al OCAD Departamental, cuando aprobaron los recursos para la construcción del edificio (más de 10 mil millones de pesos). Luego solicitaron una adición de dos mil millones de pesos.

-En el 2013, empezó la construcción del edificio del Archivo Departamental.

-En diciembre del 2015, inauguraron el edificio.

-Abril del 2016, entregaron la obra con todo el inmobiliario.

CIFRA

Cerca de 12 mil millones de pesos costó el proyecto del Archivo Departamental, incluyendo obras y dotación (mobiliario, puestos de trabajo, estantería y equipos)

El Archivo Departamental es un apéndice de la Secretaría General de la Gobernación del Cesar, por lo que no tiene autonomía fiscal ni administrativa.

“Invito a los vallenatos a que miren el Archivo Departamental como un patrimonio del Cesar. Es bueno que conozcan de la importancia de los archivos, donde se garantiza el derecho que como ciudadanos tienen a la información. Aquí es donde reposan los documentos que esclarecen todas las dudas que se tengan sobre ejecuciones de contratos o inversiones determinadas”: Aracelis Narváez Altamiranda, directora.

PUNTOS DE VISTA

¿Sabe usted para qué sirve el Archivo Departamental?

María Namén, secretaria.

Para organizar, sistematizar y proteger los archivos públicos del departamento del ámbito político, social y cultural.

Jimmy Bracho, abogado.

Sí, para llevar el registro de documentos públicos para su conservación y registro, manteniendo la historia de los hechos de la región.

Osmaldo Troya, docente.

Según tengo entendido es para recoger información de los trabajadores del Cesar. La verdad es que no lo he utilizado todavía.

Jaime Pérez, voceador.

No. Debe ser para guardar documentos, como lo es todo archivo.

Fredy Pico, mensajero.

Creo que debe ser para recolectar información.

Jessier Pacheco, estudiante

Ni idea. Ni sabía que existía.

Julio Mejía, albañil.

No sé qué es el Archivo Departamental.

¿Sabía usted que…
Los objetivos de los archivos departamentales son organizar y promover el funcionamiento de archivos regionales y subregionales; impulsar la capacitación e investigación archivística en la región; planificar, dirigir y evaluar las actividades archivísticas de su jurisdicción; sistematizar e informar la producción y administración de documentos públicos regionales, entre otros?

Annelise Barriga Ramírez/EL PILÓN