Tras auditorías contables y financieras de la vigencia 2019 aplicadas a seis entidades (Fonvisocial, Emdupar, el municipio de Valledupar, Indupal, Mercabastos y el Siva) la Contraloría de Valledupar detectó 28 hallazgos administrativos, seis disciplinarios y cinco con procesos de responsabilidad fiscal con traslado a proceso de responsabilidad fiscal por un total de $170.946.393, así como un proceso administrativo sancionatorio.

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Los hallazgos están discriminados así: Fonvisocial (13 administrativos, 1 fiscal por cuantía de $1.277.493 y 1 proceso administrativo sancionatorio), Emdupar (7 administrativos, 4 disciplinarios y 4 fiscales con traslado a proceso de responsabilidad fiscal por cuantía de $169.668.900), municipio de Valledupar (3 administrativos y un disciplinario), Indupal (1 administrativo), Mercabasto (1 administrativo), y SIVA (1 administrativo y 1 con incidencia disciplinaria).

MANEJO DE CAJA MENOR 

De acuerdo al ente de control, presidido por Mary Flor Therán Puello, lo que evidenciaron en Fonvisocial se configura por el manejo de la caja menorcon soportes contables que incumplen la ley.

“Se encontraron soportes sin identificar el beneficiario del pago y sin la respectiva firma y el nombre del comprador del bien y servicio en el documento. Además, la entidad incumplió el plan de mejoramiento suscrito el 30 de mayo de 2019 y no registró avances significativos, donde se establecen los plazos para las entregas de los informes de avance y cumplimiento de las acciones propuestas para subsanar las debilidades señaladas por el organismo de control a la entidad sujeta”, explicó la funcionaria.

Al respecto, la gerente de Fonvisocial, Lilibeth Ramírez, asegura que trabaja en fortalecer  el fondo en todo lo que tiene que ver con los estados contables. “Se envió un Plan de Mejoramiento que  fue aceptado por la Contraloría, en el cual se compromete a hacerle seguimiento para que quede resuelto el informe que debemos presentar el 16 de septiembre de la presente anualidad”, indicó.

En cuanto al hallazgo administrativo con incidencia fiscal de caja menor, en el cual se evidenciaron soportes sin identificar, argumentó: “Los errores existen, pero hay facturas y el bien si fue recibido por la entidad, pero la facturación se hacía a nombre de un tercero  y no a nombre de la entidad. Por otro lado, también  reconocemos que se hacían facturas equivalentes debido a que el proveedor no cuenta con los documentos necesarios. El funcionario responsable consignó los recursos antes mencionados a nombre de la entidad, de los cuales  contamos con la evidencias tales como los volantes de consignación  y un oficio enviado a la Contraloría Municipal”.

PAGOS IRREGULARES

Por otro lado, en Emduparlos hallazgos se relacionan con las dos cajas menores creadas por la empresa bajo las Resoluciones 0046 y 0047 del 29 de enero de 2019 guardando concordancia con el decreto 2768 de 2012.

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“El equipo auditor pudo verificar que durante la vigencia 2019 la caja general de  Emdupar no tenía registro contable debido a que los recaudos son realizados a través de las empresas Cootra Electricaribe, almacenes Olímpica y Efecty; además, se determinó una serie de acontecimientos en la caja menor técnica, de la cual se realizaron pagos frecuentes por el concepto de mantenimiento de los vehículos sin relacionar la placa del mismo, lo que impide identificar si son de propiedad de la empresa. En los soportes respectivos no se detalla de manera clara los fines de dichos pagos y la resolución advierte que la destinación de esos recursos son específicos, señalándolos de manera concreta, lo que  genera una incertidumbre respecto del fin de los mismos”, precisó el informe.

También establecieron “un presunto fraccionamiento en el pago de compras y servicios como es el caso de tres pagos realizados a la misma persona los días 11, 12 y 13 de abril del 2019 por valor de $230,000 $230.000 y $100.000, respectivamente, con soporte de cuenta de cobro con el mismo concepto. Lo anterior con la finalidad de no superar el tope de $230.000 estipulado en el artículo 8 de la Resolución 0047; además las facturas 1367 y 1368 que soportan estos pagos no son concordantes y consecutivas evidenciando que la factura 1367 fue expedida posterior a la factura 1368”.

El Equipo Auditor evidenció que la venta de la casa ubicada en la dirección calle 16b No 19D – 57 del barrio Dangond, llevada bajo la dirección de la Junta Directiva por valor de $192,790.400, “fue registrada contablemente de forma no muy clara, puesto que los valores no concuerdan con la venta. La cuenta de banco registra un débito por valor de $192.000.000, el cual debería ser por valor de $192.790.400, generando esta operación una diferencia de $790.400 dejado de percibir, afectando directamente los ingresos de la empresa  Emdupar”, precisó la Contraloría General.

Frente a ello, el gerente de Emdupar, Rafael Maestre Ternera, manifestó: “Se están tomando todas las medidas necesarias para que se cumpla el Plan de Mejoramiento y hacer las actividades inmediatas como pagar de manera oportuna la seguridad social y la Dian, así como otros hallazgos en el tema contable del bien inmueble. Creemos que podemos mejorarlo con buenas prácticas contables y darle prioridad a una situación compleja que encontramos. Lo que queremos es darle primacía a los gastos estrictamente necesarios, que sean de ley y prioritarios”.

ACTIVOS Y PASIVOS DEL SIVA

De acuerdo a la Contraloría, en el Siva se determinó una observación de tipo administrativo y una con incidencia disciplinaria porque se registró en la vigencia 2018 activos en la cuenta de bancos y en la cuenta de pasivo 5 multas y sanciones por $1.333.830.328, recursos provenientes de una sanción interpuesta por la empresa al contratista Consorcio Sistemas Estratégicos. Para el equipo auditor esta sanción no debió registrarse como un pasivo, sino como un ingreso, lo que afectó el patrimonio de la empresa a 31 de diciembre de 2018.

Posteriormente, en la vigencia 2019, añadió el ente de control, la empresa recibió intereses por los recursos de la sanción, los cuales se encuentran consignados en una cuenta bancaria de la empresa. En consecuencia, se generaron intereses a favor del Siva en la suma de $5.730.897, evidenciando que se realizaron los registros contables en forma errada en las vigencias 2018 y 2019.

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Ante estos hallazgos, voceros del Siva manifestaron que presentaron un Plan de Mejoramiento y que harían  la consulta a la Contaduría General de la Nación, la cual ya se elevó y están esperando respuesta, para que les diga cuál es la forma correcta de contabilizar esa partida.

“El patrimonio público de la entidad por ese concepto no se afectó porque es un recurso que siempre ha estado en poder de la entidad. Debemos aclarar que los estados financieros sobre los que la Contraloría realizó la auditoría no son los definitivos, así que dependiendo de la respuesta de la Contaduría General, haremos lo pertinente y presentaremos los estados financieros a la asamblea de accionistas que es el órgano competente para aprobar los estados financieros como definitivos”, recalcaron.

Aseguraron que en los últimos años (2016, 2017 y 2018) la entidad se ha destacado por los resultados arrojados por las auditorías contables y de gestión, en los cuales no se han encontrado hallazgos fiscales.

DEFICIENCIA DEL SOFTWARE

El hallazgo de tipo administrativo en Indupal surge debido a que la entidad presenta deficiencias en el software donde se vincula el proceso presupuestal. Específicamente la programación del software no hace la distinción de lo que es una reserva de apropiación y la cuenta por pagar de tipo presupuestal.

Al respecto, el gerente de Indupal, Jáiler Pérez, indicó: “La falla fue humana, no del sistema. Todo pasó para el 2020 como reservas presupuestales, pero resulta que no todo era reservas, también habían cuentas por pagar. El error, que demoramos una semana en encontrarlo porque todo cuadraba, consistía en que, contablemente se causaron los pagos, pero presupuestalmente no se causaron las cuentas por pagar y pasaron todo al no causar como reservas”.

DECLARACIÓN DE RENTA EXTEMPORÁNEA

En Mercabastos la Contraloría de Valledupar estableció un hallazgo de tipo administrativo por declarar renta de forma extemporánea y liquidar en el renglón que no corresponde. En el informe del ente de control se plasma: “En la declaración tributaria de retención en la fuente con fecha de vencimiento de presentación 19/07/2019 y valor a pagar de $810,000.00 fue presentada el 22/07/2019 y cancelada el 23/07/2019 sin liquidar la respectiva sanción de extemporaneidad. Además, en las 12 declaraciones tributarias de la vigencia 2019 las autorretenciones fueron liquidadas con el concepto otros pagos sujetos a retención y estas se debieron declarar en la sección autorretenciones”.

Al ser consultada, la gerente de Mercabastos, María Angélica González, expresó: “Este hallazgo ha sido subsanado a través de un Plan de Mejoramiento (o conjunto de medidas de cambio que se toman en una organización para mejorar su rendimiento), el cual la gerencia le está realizando con seguimiento al proceso y a sus avances”.

ACOPIO DE LA INFORMACIÓN DE LOS BANCOS

La Contraloría dio a conocer que los tres hallazgos de tipo administrativo en el municipio de Valledupar, uno de los cuales es con presunta incidencia disciplinaria se dan porque no realizó el acopio correcto e íntegro dentro de la información de bancos (cuentas corrientes y de ahorro), básica para la elaboración de los estados financieros (a corte 31 de diciembre de 2019), y mucho menos para el cargue de la información financiera al Consolidador de Hacienda e Información Pública, CHIP, incumpliendo el principio de contabilidad pública denominado “verificabilidad”.

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“El atraso del proceso de conciliación bancaria ya analizado genera desconfianza sobre el saldo en las cuentas de bancos (corriente y de ahorro) en los estados contables auditados. En consecuencia, se incumple con normas de contabilidad contenidas en el Régimen de Contabilidad Pública y en igual forma con las políticas contables preestablecidas por el municipio de Valledupar”, se acota en el informe.

Al respecto, el asesor jurídico de la Alcaldía, Luis Carlos Ramírez, aseguró al corte de esta edición que estaba leyendo detenidamente el texto porque de ahí se desprenden unas acciones de mejora que les corresponde ejecutar.

POR: ANNELISE BARRIGA RAMÍREZ/EL PILÓN [email protected]