Los archivos adquieren una connotación especial porque representan la historia documental de una región, que debe estar organizada de tal forma que la información institucional sea recuperable para el servicio al ciudadano. En ese sentido, el Archivo Municipal de Valledupar ‘se raja’ en esta temática porque no cuenta con el espacio idóneo para la conservación de sus documentos.
Esta dependencia (donde reposan decretos, resoluciones, actas de posesiones de funcionarios, contratos, planos, hojas de vidas, entre otros documentos que produce la Alcaldía) se encuentra en el primer piso de la Alcaldía Municipal, luego de haber estado por muchos años en el segundo piso, donde hoy funciona la oficina de Prevención y Desastres. Fue trasladado porque las palomas estaban afectando la documentación. Aunque los funcionarios del Archivo Municipal hacen lo humanamente posible por cumplir las directrices del Archivo General de la Nación, no tienen el metraje ideal ni los insumos necesarios para cumplir a cabalidad su función; por ejemplo, el lugar no tiene extractor de aire que purifique los documentos y la estructura es obsoleta. Además, no existe digitalización que permita agilidad en la búsqueda de la información.
En la actualidad, en el pasillo que colinda con el patio trasero del Palacio Municipal, se encuentran en el piso cientos de carpetas de Planeación que en la administración pasada estaban en una bodega situada en el lote del antiguo Idema, que si bien contaba con cubierta no estaba en las mejores condiciones, por lo que algunos documentos se expusieron a sol, lluvia y algunos animales que allí estaban y terminaron afectados.
