Por: RODRIGO LÓPEZ BARROS
Para el conocimiento de una determinada normatividad legal o reglamentaria uno puede ir a la fuente de su creación, o consultar las abundantes publicaciones de la misma. Sin embargo, aquí quiero hacer un apartado de una específica reglamentación que pienso puede ser útil de manera directa a los comerciantes, socios de sociedades y sus directivos, toda vez que a menudo en mi actividad profesional suelo constatar su inobservancia.
El registro mercantil está a cargo de las Cámaras de Comercio, y tiene por objeto llevar las matrículas de los comerciantes, establecimientos de comercio, la inscripción de los actos, libros y documentos, que exija la ley. El registro es público, y – por tanto- puede ser consultado por cualquier persona.
La Superintendencia de Industria y Comercio regula el funcionamiento de las cámaras, ydetermina los libros que deben llevar.
Según el código de comercio se registran los libros de contabilidad, de accionistas, actas de asamblea y junta de socios, juntas directivas, respecto de las sociedades obligadas a tenerla—la anónima–. La sociedad por acciones simplificada no está obligada a tener junta directiva, pero puede crearse en los estatutos. El registro ha sido modificado por el decreto ley 19 de 2012, artículo 175, que dispone el registro de los libros de socios o accionistas, y los de actas de asamblea y junta de socios, eliminando el registro de los de contabilidad y las actas de las juntas directivas.
Reuniones de asambleas y juntas de socios. Deben celebrarse en el lugar del domicilio social, con sujeción a lo prescrito en la ley y los estatutos, en cuanto hace a convocación y quórum. Las decisiones obligan a todos los socios, siempre que tengan carácter general, aún a los ausentes y disidentes.
En cambio, las resoluciones tomadas en contravención a tales requisitos o excediendo los límites del contrato social, son absolutamente nulas, y por tanto pueden ser impugnadas por los administradores, revisores fiscales y socios ausentes y disidentes. La impugnación puede proponerse dentro de los dos meses siguientes a la fecha de la reunión, pero si las actas son objeto de registro mercantil, los dos meses se cuentan desde la fecha de la inscripción en la cámara. La impugnación se intenta ante el juzgado civil del circuito competente, aunque se haya pactado en el contrato social cláusula compromisoria, para la constitución de un Tribunal de Arbitramento que dirima los conflictos societarios. En cambio, en las sociedades por acciones simplificada se puede pactarque tales conflictos puedan ser resueltos, bien por un Tribunal de Arbitramento, o por un Amigable Componedor, conforme al Decreto 1818 de 1998.
Una cuestión controversial. Según el inciso 2 del artículo 189 del código de comercio, la copia de las actas son prueba suficiente, es decir, se presumen auténticas, de todo cuanto conste en ellas, mientras no se demuestre la falsedad de la copia o de las actas; y sin embargo, el inciso tercero del artículo 25 del decreto ley 19 de 2012, considera que no se presumen auténticas, las actas de asamblea general, junta de socios y demás actos de personas jurídicas, que de ser registradas en la cámara de comercio deben ser presentadas, personalmente, por sus otorgantes ante el secretario de la respectiva cámara. Esto representa un retrocesoen la legislación, razón por la cual esta parte del artículo ha sido demandada ante la corte constitucional. Y debe prevalecer el artículo 189 del código de comercio por regular una materia especial.
Finalmente, me contraigo a los artículos 431 y 433 del estatuto comercial. El primero detalla los requisitos que se deben cumplir en la conformación de las actas: que se encabecen con el número que les corresponde, expresando cuando menos: el lugar, fecha y hora de la reunión; el número de las acciones suscritas; la forma y la antelación de la convocación; la lista de asistentes con indicación del número de acciones propias o ajenas que representen; los asuntos tratados; cada una de las decisiones, informando si fueron aprobadas y el número de votos emitidos en favor, en contra, o en blanco; las constancias escritas presentadas por los asistentes durante la reunión; las designaciones efectuadas y fecha y hora de su clausura.
El artículo 433 sanciona con la ineficacia las decisiones adoptadas por la asamblea o junta de socios, en contravención a las reglas precitadas.
La sanción de ineficacia es propia del derecho comercial, y lo que el legislador desea significar con ella es que no requiere pronunciamiento judicial, sino que ella tiene valor por sí misma. En cambio, como anote antes, la sanción de anulación si requiere dicho pronunciamiento.