Los archivos adquieren una connotación especial porque representan la historia documental de una región, que debe estar organizada de tal forma que la información institucional sea recuperable para el servicio al ciudadano. En ese sentido, el Archivo Municipal de Valledupar ‘se raja’ en esta temática porque no cuenta con el espacio idóneo para la conservación de sus documentos.

Esta dependencia (donde reposan decretos, resoluciones, actas de posesiones de funcionarios, contratos, planos, hojas de vidas, entre otros documentos que produce la Alcaldía) se encuentra en el primer piso de la Alcaldía Municipal, luego de haber estado por muchos años en el segundo piso, donde hoy funciona la oficina de Prevención y Desastres. Fue trasladado porque las palomas estaban afectando la documentación. Aunque los funcionarios del Archivo Municipal hacen lo humanamente posible por cumplir las directrices del Archivo General de la Nación, no tienen el metraje ideal ni los insumos necesarios para cumplir a cabalidad su función; por ejemplo, el lugar no tiene extractor de aire que purifique los documentos y la estructura es obsoleta. Además, no existe digitalización que permita agilidad en la búsqueda de la información.

En la actualidad, en el pasillo que colinda con el patio trasero del Palacio Municipal, se encuentran en el piso cientos de carpetas de Planeación que en la administración pasada estaban en una bodega situada en el lote del antiguo Idema, que si bien contaba con cubierta no estaba en las mejores condiciones, por lo que algunos documentos se expusieron a sol, lluvia y algunos animales que allí estaban y terminaron afectados.

El secretario General de la Alcaldía de Valledupar, José Juan Lechuga Zambrano, aseguró que “en estos momentos junto con Planeación estamos haciendo un trabajo, porque encontramos ese archivo en una bodega en el lote de Idema. Estamos organizándolo, sacando documentos que no sirven, otros que se dañaron y analizando cuáles sirven aún, para organizarlos según la normatividad en la Oficina de Planeación”.

Agregó que “cuando llegamos a ejercer nuestras funciones encontramos ese archivo allá, que contiene algunas licencias de construcción. Allá las palomas hacían desastre, por lo que alguna documentación se perdió, pero se logró recuperar la gran mayoría. Ese es un logro que tuvimos porque allí hay un acervo probatorio significativo de las construcciones. Las bodegas de Idema no estaban a la intemperie porque son cerradas y tienen techo, pero la cubierta se ha venido cayendo”, explicó el funcionario.

Este es el Archivo Central de la Alcaldía de Valledupar. Joaquín Ramírez/EL PILÓN

Lechuga Zambrano precisó que si bien la Norma de Archivo, la Ley 594 del 2000, estableció unos límites y plazos para la construcción del Plan de Gestión Documental de cada entidad territorial, y los Alcaldes anteriores hicieron esfuerzos respecto a la construcción o elaboración del Plan de Gestión Documental, se encontró la falencia que en el municipio no existe un Consejo Municipal de Archivo, lo cual no ha permitido que las Tablas de Retención Documental hayan sido aprobadas, argumentando que “hoy en día estas tablas marcan las directrices de clases, series y subseries, y todos los elementos que nos permiten identificar los documentos, pero la no creación del Archivo Municipal no nos ha permitido que nuestras Tablas estén aprobadas”.

De acuerdo con el Secretario General de la Alcaldía de Valledupar, “tenemos un Archivo donde está la producción de documentos diarios. Los organismos de control nos requieren mucha documentación para soportar determinados procesos, lo que hace que nuestra producción de documentos físicos sea importante, y el espacio que se tiene establecido para el Archivo es mínimo. En ese sentido, el año pasado se le dio de baja a algunos documentos en estado de obsolescencia y porque no presentaban relevancia para la administración, a efectos de contar con espacio”.

Contó que elaboraron un proyecto de inversión, teniendo en cuenta que una de las metas de la Secretaría General es aumentar en un porcentaje la implementación de Gestión Documental.

“Tenemos estructurados dos proyectos: para el Archivo Central y para el Archivo de Tránsito. Si bien la administración tiene un solo Archivo, hay archivos que son concentrados, como el de Educación, que tiene las hojas de vidas de los profesores; el de Talento Humano de la Alcaldía, donde están las hojas de vida de los funcionarios de la Alcaldía Municipal; en Planeación, donde se establecen el tema de las licencias”, aseveró.

Existe el Archivo de Tránsito, donde también se estructuró un proyecto. Este año se iniciará la digitalización de los documentos del Archivo de Tránsito para mejorar los procesos, debido a todas esas anomalías que se presentaban anteriormente por la pérdida de carpetas. “Hemos pensado en la digitalización de ese archivo. Ya tenemos estructurado ese proyecto; aspiramos iniciar en pocos meses”, aseguró Lechuga Zambrano.

También está el Archivo de Contratación, que es uno de los archivos que recepciona abundantes documentos por el accionar contractual de la administración municipal, para el cual, están a la espera de la apropiación presupuestal para la compra de estantes y equipos nuevos que permitan la digitalización y dar así un paso en todo el proceso de implementación de la Ley de Archivos.

“No es algo fácil porque todos estos procesos requieren costos elevados. La digitalización lo miden por papel y las cotizaciones sobrepasan los 1.200 millones de pesos, que en cierta forma limitan el hecho que uno haga una excelente inversión, teniendo en cuenta las limitaciones económicas de la administración municipal, pero es un esfuerzo que hay que hacerse”, subrayó el funcionario.

Cada sectorial tiene su archivo particular. Joaquín Ramírez/EL PILÓN

En Mercabastos se encuentra un Archivo de la Secretaría de Hacienda. En este sentido, el Secretario General dijo que “cuando llegamos el primero de enero del 2016 encontramos que en la Oficina de Hacienda no se podía caminar; eran pilas de carpetas, puesto que la administración anterior realizó un proceso de digitalización en el 2015 y toda esa documentación, una vez fue escaneada, la aglomeraron en carpetas de la Oficina de Hacienda. Con el equipo de Hacienda y personal del Ejército sacamos esas cajas y se trasladaron a una bodega de Mercabastos”.

Agregó que en Hacienda se encontró mucha duplicidad de documentación. “Todas las carpetas contractuales incluían mucha papelería; por ejemplo, una carpeta de un contratista puede tener 60 hojas, si trabaja 10 meses produce casi 600 hojas. Si hay cerca de 1.000 contratistas, estaríamos hablando de alrededor 600 mil hojas que se producen solamente en contratos.

Hemos reducido los documentos que se piden; ya no pedimos el contrato, sino el informe de supervisión, el pago de seguridad social y el informe del contratista. Pasamos de pedir 60 hojas por informe a pedir 30. Son pequeños tips para dejar de producir tanto papel”, aseguró el funcionario.

Clases de archivo

Hay dos clases de archivo: el de Gestión, es el que se maneja diario, la documentación con la que se trabaja como: oficios, requerimientos, informes a órganos de control, entre otros. Hay un lapso que pasa de Archivo de Gestión al Histórico, que es cuando cada sectorial debe organizar la documentación y pasarlo al Archivo Central.

De acuerdo con las Tablas de Valoración Documental se establece el término que van a durar allí; hay documentos que pueden durar 10 o 20 años, así como hay documentos que por su gran importancia se recomiendan que permanezcan, éstos son los que pasan a ser Archivos Históricos, como los acuerdos municipales, licencias, y sellos de la marca de ganados.

Hay otros documentos susceptibles para dar de baja, como: fichas del Sisbén antiguas, quejas de personas de hace cuatro años atrás, copias de informes, planillas, documentación que se va renovando, entre otros.

Para acceder a documentos del Archivo Central se debe hacer una petición a la Administración Municipal. Dependiendo de la clase de documentos que se solicite se direcciona a la dependencia específica.

Cabe destacar que cada ente descentralizado (Emdupar, Indupal, Fonvisocial, la Terminal de Transportes; Mercabastos, Área Metropolitana, el HEAD, entre otros) tienen su propio archivo.

Proyecto de digitalización

La Alcaldía Municipal contempla un proyecto de Digitalización. “Tuve una reunión con las personas del Archivo General de la Nación para optimizar el recurso y que las acciones sean impactantes. La recomendación es que se inicie la digitación desde la actualidad hacia el futuro, puesto que si se empieza de años atrás, siempre va corriendo la línea de tiempo y se estará rezagado porque no se tiene el recurso para digitalizar todos los documentos para que los archivos nuevos estén de acuerdo a la normatividad de la Ley de Archivos”, manifestó el Secretario General.

En este sentido, aseguró el funcionario que han preferido ser mesurados porque el recurso es poco; “no se justifica hacer una inversión y que las cosas sigan iguales. Hemos planteado organizar físicamente los archivos, porque si seguimos con los mismos estantes no vamos a hacer nada. Hemos recibido cotizaciones de empresas de digitación de archivos y la más barata vale $ 1.200 millones, por lo que primero organizaremos físicamente los archivos con compra de estantería, comprar equipos de digitalización como escáner y carpetas, así como contratar nosotros el personal para que nos salga más barato. Este proyecto ya está establecido”.

Modelo a seguir

El Archivo Departamental ‘Aníbal Martínez Zuleta’ es ejemplo de lo que se debe hacer en estos asuntos, y sería oportuno, según aseveran los expertos, que el municipio hiciera algo similar.
La directora de esta entidad, Aracelis Narváez Altamiranda, aseveró que los archivos en la actualidad toman una connotación especial porque son la historia documental de una persona o de una región.

El Archivo Departamental ‘Aníbal Martínez Zuleta’ es la entidad referente de la región para guardar documentos de interés público ante el buen manejo que se le da a la información. Archivo/EL PILÓN

“En la medida que nosotros como entidades públicas garanticemos la conservación y difusión de estos archivos, generaría transparencia en las actuaciones que realiza la entidad. Hoy se han expedido normas por el Archivo General de la Nación, así como por la misma Presidencia de la República, entre esos la Ley de Transparencia y de Acceso a la Información Pública, donde están conminando a las entidades públicas a que organicemos la información que producimos, a que preservemos esa documentación y que la pongamos en servicio de la ciudadanía porque la información que produce una entidad es un bien público y debe ser de conocimiento a la ciudadanía; obviamente con salvedades porque de toda esa información existen algunas que tienen carácter de reserva y con una clasificación especial”, indicó la funcionaria.

Agregó que existen diferentes canales para acceder a la información pública: por la página Web; en el evento de que la persona no tenga este medio puede acercarse a la Sala de Consulta del Archivo Departamental. Y por petición formal, ya sea por correo electrónico o a través de la Ventanilla Única de la Gobernación del Cesar.

Conservación de documentos

Existen condiciones mínimas para la conservación de documentos, según el soporte en que esté la información. Si es soporte de papel deben tener unas condiciones mínimas de temperatura, dependiendo del clima en que se encuentre en Archivo y de iluminación. Si es soporte magnético también deben tomarse medidas al respecto. Así explicó Narváez Altamiranda.

Annelise Barriga Ramírez/EL PILÓN